Глава города провел очередное аппаратное совещание.

Вчера, 15 января в зале администрации Искитима состоялось аппаратное совещание, в котором приняли участие руководители всех структурных подразделений администрации города и предприятий. С отчетом о показателях  выполнения основных направлений развития архивного дела отделом архивной службы администрации города Искитима за 2017 год выступила начальник отдела Галина Феденко.

Галина Ивановна отметила, в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства, в городе Искитиме в 2017 году исполнено:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

продолжена работа по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического – отслеживали состояние порошковых огнетушителей, перезаправили два огнетушителя, проведен инструктаж по соблюдению противопожарного режима, проведено четыре санитарных дня;

поддерживали нормативные требования по организации хранения и учету документов, проведена проверка наличия и состояния 235 дел, утраты нет, уточнено количество листов в делах, выявлено 10 дел, нуждающихся в ремонте;

вели работу в системе автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе 4-ой версии программного комплекса (ПК) «Архивный фонд», количество фондов, данные о которых введены в БД составляет 100 % к общему количеству фондов по паспорту отдела архивной службы (187 фондов), получен паспорт архива и отчеты, информационный массив базы данных (БД) «Архивный фонд» представлен в управление государственной архивной службы Новосибирской области;

проводилась работа по улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе – отреставрировано 20 дел, в них 60 листов, отремонтировано 6 дел, в 11 делах составлены внутренние описи;

в текущем году для хранения архивных документов новых помещений не предоставлялось, отдел занимает площадь 280 кв.м., хранилища -183,6 кв.м., адрес ул.Радиаторная, 27;

за отчетный год закартонировано 418 дел -100%.

На расширенном заседании коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области 21.12.2017 по подведению итогов работы  за 2017 год была отмечена значительная работа четырнадцати глав области и в том числе главы города Искитима по развитию материально-технической базы архивов.

в сфере комплектования:

– вводили в практику работы архива и организаций – источников комплектования «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»: проведено два семинара «Семинар-практикум «Упорядочение документов и подготовка к передаче на хранение» и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

– обеспечили сохранность и прием на временное хранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства – приняли от 3-х организаций документы по л/с: ООО «Мебель Успех»- 4 дела, ООО «Твой дом» -10 дел, НОУ СОШ «Санитас» — 35 дел, всего 49дел, что значительно меньше с предыдущими годами. Оказана методическая помощь при обработке документов ликвидированным организациям;

продолжили работу по:

— упорядочению специфических документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе научно-технической документации, образовавшихся в деятельности управления имущества и земельных отношений и в отделе архитектуры и строительства;

— оказана методическая помощь экспертной комиссии центральной городской больницы по упорядочению медицинских архивных документов долговременного срока хранения;

– по инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео-аудио документов – образованы фонд видеодокументов и фотодокументов на электронных носителях;

— работа по упорядочению документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области шестого созыва не завершена;

поддерживаются в актуальном состоянии сведения модуля «Организации – источники комплектования» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области», получены отчеты;

– велась работа с организацией, впервые описывающей документы, МКУ Управление культуры;

Постановление «Об исполнении графика по упорядочению и передачи дел на постоянное хранение в отдел архивной службы от организаций-источников комплектования» на 2018 год не принималось, т.к. управлением архивной службы увеличен на год срок хранения документов на местах, следовательно изменился и год упорядочения  документов, что не запрещает работать в прежнем режиме, т.е. передаем документы на хранение за 2013 год, описываем, т.е. приводим в порядок 2015 год;

проведена работа по:

– приему от органов и организаций документов и описей на бумажном носителе и в электронном виде, принято на муниципальное хранение  управленческой документации 335 дел:

Администрация города – 112дел + 36 от отдела культуры;

МБОУ – средняя общеобразовательная школа № 5 —12 дел;

Управление финансов и налоговой политики – 20 дел;

Управление имущества и земельных отношений —20 дел;

ГБУЗ НСО «Искитимская центральная городская больница» — 17дел;

Управление культуры– 8 дел;

Отдел архитектуры и строительства —32 дела;

МАОУ ДО «Центр дополнительного образования» — 14 дел;

Контрольно-счетный орган – 30 дел;

МБУ «Молодежный центр» — 10 дел;

Территориальная избирательная комиссия – 11 дел;

Совет депутатов – 13 дел;

Фото на эл.носителях 1 ед.хр. – 30 ед.учета;

Видео документы 5 ед.хр.

Принято 28 фотодокументов от администрации с доски почета.

в сфере создания средств поиска архивной информации и использования архивных документов:

утверждено экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы описей документов на дела постоянного хранения  от организаций источников комплектования – 384 ед.хр.;

описано сотрудниками архивной службы 69 ед. хр.: фотодокументы администрации – 28 ед.хр., ликвидированная организация —   35 ед.хр., 1 ед.хр. 30ед.уч. – фото на эл.носителях и 5 ед.хр. -видеодокументы;

так же продолжена работа:

– по переводу в электронный формат описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» и модуля «Электронный каталог фондов» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата в соответствии с приемом документов введено 418 заголовков;

оцифровано 428 ед.хранения (в т.ч. фотодокументы – 28 ед.хр.)/ 51044 образов  распорядительных документов органов власти из фондов «Администрация города Искитима», «Управление финансов и налоговой политики администрации города Искитима» и др. Отсканированы полностью документы 22 фондов, из них продолжают пополняться документами 10 фондов.   Все документы введены в модули «Фонд пользования» и «Фотодокументы» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области».

продолжили  наполнение модуля «Решения органов власти» : в 2013 году введено 10 дел, 457 документов, в 2014 году – 4 дела, 200 документов, в 2015 году 1 дело -50 документов, в 2016 году введено 8 дел, 400 документов, в 2017 году введено 12 дел 600 документов. Плановые показатели по сканированию распорядительных документов органов власти на 2017 год исполнены. На 01.01.2018 введено в модуль «Фотодокумены» — 455 ед.хр. из 500, что составляет 91 % от имеющихся на хранении фотодокументов, в модуль «Фонд пользования» введено 4624 дела, что составляет 83 % от имеющихся на хранении дел постоянного хранения;

подготовлены дополнения к электронному варианту Путеводителя по фондам отдела архивной службы по состоянию на 01.01.2018

в течение года вносились изменения во все учетные документы; оформлялись итоговые записи к описям; заполнялись карточки (листы) фондов при приеме документов;

оказывали информационную поддержку при подготовке и проведению мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной и местной истории;

осуществляли обновления интернет-раздела архивной службы на официальном интернет-сайте администрации города;

Для размещения на сайте государственной архивной службы Новосибирской области представлены материалы об уроках.

исполнены запросы граждан, органов государственной власти и местного самоуправления в установленные законодательством сроки; Поступило запросов социальных, т.е. подтверждающих пенсионные права граждан – 1483, из них 1280 с положительным результатом, 98 с рекомендациями и 104 отрицательных, потому что требуемые документы на зранение не поступали, подтверждающих имущественные права – 310запросов. Колличество запросов не уменьшается.

Подготовлены даты для календаря на 2018 год, представлены сведения в Искитимскую городскую библиотеку и ТВК.

Проведены 2 экскурсии «История города в людях», «Архив – источник информации»,  11 уроков для 6-9 классов школ № 1, № 5 и № 11  «Откуда пошла земля Искитимская», «Забытые герои. О Ехлакове М.С», «Юбилей Земли Новосибирской».

Сделано две  подборки материалов о первом Дне города и о Совете депутатов.

Оформлены 2 выставки документов и книг к 9-му мая выставка по страницам газет «Наши замляки» «Герои Отечества – наши земляки» и на конференцию, посвященную 300-летию города Искитима и 80-летию Новосибирской области, «Деятельность органов исполнительной власти города Искитима, 1933-2017 годы» .

Инициирована информация о первом Дне города.

15 декабря в школе № 11 прошло мероприятие, посвященное 50-летию микрорайона, на котором хозяева, гости получили документальное подтверждение того как шло строительство и развитие микрорайона, также вниманию участников праздника были предложены портреты учащихся, учителей школы и работникоа завода НЗИВ с городской Доски почета за 2007-2016 годы.

На коллегии 21 декабря так же была отмечена активная деятельность отдела по пропаганде архивных документов посредством проведения выставок и школьных уроков.

Приоритетными задачами в сфере развития архивного дела на 2018 год следует считать:

  1. Исполнение плановых показателей по направлениям работы:

обеспечение сохранности и учета архивных документов;

— в сфере комплектования;

— создание средств поиска архивной информации;

— использование архивных документов.

  1. Исполнение мероприятий целевой программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли города Искитима НСО на 2016-2018гг.».
  2. Популяризацию историко- документального наследия города Искитима и Новосибирской области посредством подготовки и проведения информационных мероприятий на основе архивных документов.
  3. Увеличение объема Архивного фонда посредством выявления и приема фото-видео-фоно документов на электронных носителях и приема личных фондов граждан города Искитима.